دليلك الإرشادي نحو إدارة الوقت في 2015

إدارة الوقت في 2015

أيًّا كانت مجالاتكم، فإن إدارة الوقت تصبح عملية صعبة مع الضغوط والمهام التي تتزايد كلما مر عليكم حين من الدهر. وفي نهاية العام الجاري وانتظار العام الجديد، منكم من يتطلّع إلى تحسين هذه العملية – بالتسويف! – لكنه بطبيعة الحال، لن يستطيع أن يفعل شيئًا حيال ذلك، كالعادة!

السؤال الهام هو: هل المشكلة الحقيقية في افتقارنا إلى الوقت نفسه، أو في توظيفه؟

أنا متأكد أن الخيار الثاني هو من تكمن فيه المشكلة؛ لأننا إذا نظرنا بالفعل إلى المهام البسيطة والسهلة – لنضف إلى ذلك التافهة – وإدارتنا للوقت المطلوب لإنجازها، نجد أنفسنا نستسلم تمامًا للفشل الذريع في توظيف هذا الوقت.

رأيت الكثير من الموظفين في عدة جهات حكومية وشركات ومؤسسات يعملون من 10 : 12 ساعة يوميًا لإنجاز مهامهم دون أخذ أوقات راحة أو فراغ، وتظل هناك تراكمات من العمل. هناك أيضًا أولئك الذين يتّخذون التوقعات الأسبوعية أو الشهرية دون خطط يومية.

كل هذه النماذج مخطئة فيما تعمل. تتمثّل المهمة الأولى لإدارة أوقاتكم بصورة أفضل هي الخطة اليومية، التي من خلالها ستجدون أنكم أكثر استعدادًا لمهام الأسبوع أو الشهر. إنها تقنية قديمة، لكنها لا تزال من أفضل السُّبُل، وحتى مع تلك التقنيات والتطبيقات المُساعِدة، يظل القلم والورقة هم من أعظم حلفاءكم لوضع نظرة شاملة ليومكم.

خطوات إدارة الوقت

إدارة الوقت في خطواتٍ بسيطة

في الصباح الباكر، وبعد شرب القهوة – أو العصير ‘أُفَضِّل الليمون’-، احضروا ورقة، واكتبوا مهامكم الخاصة التي لابُدّ من إنجازها لهذا اليوم. وبعدَ النّظر والتَّأمّل فيها، قوموا بإنشاء قائمة مُرتّبة بحسب الأولوية. وعند اختيار الأولوية، لا تراعوا فقط الضرورة المُلحّة، ولكن في الوقت الذي سيتم إنفاقه خلال تلك المهمة؛ لأنه في كثيرٍ من الأحيان يُمكننا القيام بالمهام السريعة ووضعها في المقدمة. وهنا توجد استراتيجية رئيسية لاستخدام هذا الأسلوب: لا تتركوا المهام لتأكل يومكم بأكمله – أبدًا! – لأنه بالتأكيد سيكون هناك دائمًا ما هو غير مُتوقّع ومن الممكن أيضًا أن تتكرَّرَ هذه المهام. لذلك عند تنفيذ هذه الخطوة، دوّنوا هذه المهام في مُسْودّة صغيرة، وفي المساء قوموا بتقييم ما أديتموه بالفعل من تلك المُسْوَدَّة.

في اليوم التالي، قوموا بإعادة كتابة ما لم يتم القيام به في اليوم السابق في القائمة الجديدة، وضعوا بجوار المُعاد كتابته عدد الأيام التي تكرر فيها ذلك. إذا تكررت هذه المهمة أكثر من خمسة أيام، عليكم إعادة النظر فيها ما إذا كانت من الضروري حقًا إنجازها أم لا.

إدارة الوقت باستخدام الملصقات الورقية

بالنسبة لأولئك الذين هم أكثر بصيرة، يمكنهم فعل نفس ما ذكرناه لكن مع إضافة الملصقات؛ لأنها قادرة على إحداث فارقًا كبيرًا. ألصقوا مهامكم في جميع أنحاء الشاشة، أو في خلفية الجهاز المُستخدم – سواء على محمول أو سطح مكتب – واجعلوا لكل مهمة دورًا محددًا لتنفيذه، ثم بعدها عليكم بِطَرْحِهِ بعيدًا عنكم. في نهاية اليوم، عندما تشاهدون عددًا أقلّ للورق المُلْصَق؛ ستشعرون بالارتياح والإنجاز. اجمعوهم، ثم في اليوم التالي الصقوهم مرة أخرى مع مهامٍ جديدة، وبالمُناسَبَة، في اليوم التالي ستكررون الشيء نفسه، وستفعلون نفس أسلوب تحليل المهام بعد خمسة أيام كما ذكرنا. عندما تجدون عددًا قليلًا من المهام اليومية، ويزداد أسبوعيًا أو شهريًّا. عليكم دمج المهام الرئيسية مع أقل عدد ممكن من المهام الصغيرة؛ للحصول على مزيد من الديناميكية خلال اليوم وعدم الشعور بالتعب أو الإرهاق.

والآن، إذا كنتم من أولئك الذين وعدوا أنفسهم بتنظيم أوقاتهم خلال 2014 ولم يوفوا بعهدهم، لماذا لا تُطَبِّقُون الخطوات المذكورة خلال هذه الأيام القليلة؟ اعتبروها بمثابة اختبارٍ تمهيديّ لعام 2015 إن شاء الله، وكما نعلم جميعًا، هناك دومًا عدة مهام تتراكم في كل عطلة طوال العام. بالإضافة إلى المواسم واللقاءات العائلية … لذا فإن الفكرة هي إدارة الوقت بطريقة أفضل؛ للشعور بالراحة وعدم التقصير مع العائلة وكذلك مع جهة العمل وضمان جودته.

إدارة الوقت VS السلوكيات المُهْلِكَات

الأمر في غاية البساطة حتى الآن، أليس كذلك؟ مهلًا فالحياة ليست ورديَّة دائمًا! هناك سلوكيّات قد تُذْهِبَ كل هذه التحضيرات لتجعل منها هباءً منثورا. إنها سلوكيات تخريبية، لا نعرفها أو لا ندري أنها كذلك، تعمل على تخريب كل ما نأمله، وعندما تشعر أننا نهتم بمسألة إدارة الوقت والتغيير للأفضل، نجدها تسعى وتواصل دائمًا لنفقد رغبتنا في المواصلة تدريجيًا. ومن أجل ذلك، علينا أن نكون حذرين للغاية مع بعض سلوكياتنا:

• لا تُلْزِمُوا أنْفُسَكُم بقائمة من المهام الصعبة. العديد ممن يريد إدارة وقته يُلْزِمُ نفسه بإنجاز كافة الأعمال التي من المفترض إنجازها على مدار العام في بضعة أشهر فقط. ولأنه لن يستطيع ذلك؛ فمن الطبيعي أن يشعُرَ بالإحباط والتثبيط.
• لا للمُمَاطَلَة، لأن التسويف وعباراته الشهيرة على غرار “اتركها الحين” و”خليها بعدين” وتلك المُماطلات نهايتها ألا نهاية لها. إنْ لَم يَتَّسِع لَكُم الوقت لإنجاز إحدى المهام اليوم بسبب مهام أخرى، حددوا لها موعدًا لإتمامها أقصاه غدًا. ضعوا لأنْفُسِكُم مواعيد نهائية وقوموا بتغطيتها جيدًا؛ لأن المزيد من المهام ستتوالى عليكم فيما بعد.
• التنظيم هو السر. إذا واجهتم بعض القصور في وقت ما؛ قوموا بتنظيمه. وإذا كنتم بحاجة للبدء في إتمام شيء ما؛ ابدأوا بما ترونه صحيحًا، ماذا لو لم تفلحوا هذه المرة؟ لا بأس، كرروا ذلك أكثر من مرة.
• لا تتردَّدُوا في طَلَبِ المُساعدَة. هناك أوقات – إن لم يكن في كل الأوقات – علينا أن نتواضع مع أنفسنا ونطلب المُسَاعَدَة مِنَ أولئك الذين لديهم القدرة على مساعدتنا لإنجاز المهام المطلوبة والوفاء بالمواعيد النهائية المُحَدَّدَة، وبِقَدْرِ ما نريده أو مُحاولة أن نصبحَ خارقين، فإننا لا نزال بشرًا يحملون بعضًا من النوايا الحَسنة ويُعانونَ من ضيق الوقت.

سلوكيات تهدم إدارة الوقت

وأخيرًا..

لا تقوموا بتأنيب أنفسكم أو بمعاقبتها – إلا مع الذنوب -؛ لأنه بالرغم من كل النصائح المذكورة، لن تتمكنوا من الوفاء بإنجاز جميع المهام المُخَطَّط لها خلال عام 2014. لكن كونوا على يقين بظهورِ فُرَصٍ أخرى، ما سبق سيساعدكم بالتأكيد في معرفة الاستفادة منها مع إدارة الوقت وتسخيره لصالحكم.

المصدر: ريادة – entrprnrshp